1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

1.1. Dans la présente déclaration de confidentialité, DELCA INTERNATIONAL SA ci-après : "DELCA" ou "nous") vous explique comment elle gère vos données à caractère personnel en tant que « responsable du traitement ». Cette déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données personnelles des clients, des clients potentiels (prospects) et des personnes physiques qui contractent avec nous de toute autre manière en tant qu'acheteur ou fournisseur. DELCA dispose d’une unité d’établissement et peut être contactée par mail à l’adresse mentionnée au point 7.4

1.2. Toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable sont des données à caractère personnel. Il s'agit d'informations qui peuvent raisonnablement être reliées à un individu.

1.3. Le délégué à la protection des données peut être contacté par email à l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

2. LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS TRAITONS

2.1. DELCA peut recueillir vos données personnelles de plusieurs façons. Nous traitons les données personnelles que vous nous communiquez lorsque vous concluez un contrat avec nous, mais également lorsque vous participez à une action ou utilisez nos services et que vous nous communiquez directement ou indirectement des données ou nous permettez d'enregistrer des données sur vos intérêts, votre comportement et vos préférences.

INFORMATIONS QUE VOUS NOUS FOURNISSEZ

2.2. Si vous introduisez une demande auprès de DELCA, nous avons besoin des informations personnelles suivantes :

  1. Nom, prénom ;
  2. Adresse e-mail et autres données de contact ;
  3. Éventuellement d’autres informations qui sont pertinentes pour votre demande, comme par exemple : votre activité, votre numéro d’entreprise, d’autres options complémentaires.

 

2.3. Si vous concluez un contrat avec DELCA, nous avons besoin, selon le type de contrat, de produit ou de service, des informations personnelles suivantes :

  1. Nom, adresse, code postal ;
  2. Données de contact (numéro de téléphone et adresse email);
  3. n° d’entreprise, carte d’identité, n° national ;
  4. Données financières (compte bancaire, emprunt, devis, factures, avoirs boursiers).
  5. Données liées à vos assurances
  6. Les données personnelles de vos clients

Ces données personnelles doivent être communiquées directement à DELCA. Si vous ne nous fournissez pas les informations « obligatoires » (qui diffèrent selon le type de contrat), il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le service demandé et conclure le contrat.

INFORMATIONS SUR VOTRE UTILISATION DE NOS SERVICES ET / OU PRODUITS

2.5. Si vous faites usage des services offerts par DELCA ou que vous concluez un contrat avec nous, nous traitons les données dans le cadre de nos prestations de services telles que :

  1. Sous l’angle de l’organisation comptable
    1. La tenue de la comptabilité
    2. Conseils relatifs à l’organisation comptable et administrative
    3. (Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)
  2. Sous l’angle du droit des sociétés et des ASBL
    1. La rédaction des comptes annuels
    2. La préparation de l'assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels.
    3. Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique selon le prescrit légal.
    4. Assistance relative au respect du droit des sociétés / des ASBL
    5. (Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …)
  3. Sous l’angle fiscal
    1. L'accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales
    2. Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. : mensuelles / trimestrielles
    3. Rédaction et/ou dépôt des déclarations d'impôts : ISOC - IPP
    4. Assurer la défense des intérêts du mandant auprès des administrations fiscales ;
    5. Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …
  4. Sous l’angle de la fourniture de conseils/d’assistance
    1. Conseils relatifs à la constitution d’une société
    2. Aide à la rédaction d’un plan financier
    3. Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux
    4. Aide à l’obtention de subsides
    5. Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise : ex :tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires …
    6. Autres missions éventuelles : à compléter à titre facultatif …

2.6 chaque client à également la possibilité de gérer son dossier via une plateforme en ligne (FID-MANAGER) disponible à partir de notre site internet via un login et mot de passe.

3. FONDEMENTS ET INTÉRÊTS LÉGITIMES

Nous traitons les données personnelles sur base des fondements juridiques suivants :

  1. Consentement
  2. Exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
  3. Obligation légale
  4. Exécution d’une mission d’intérêt public
  5. Intérêt légitime de DELCA

4. LES FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS TRAITONS DES DONNÉES PERSONNELLES

4.1. DELCA traite les données personnelles pour les finalités (buts, objectifs) mentionnées ci-après :

      1. dans le cadre d'un contrat de service que vous concluez avec DELCA;
      2. maintenir les relations avec la clientèle (y compris le maintien d'une relation directe entre DELCA les services financiers connexes, y compris pour l'exécution d'un contrat et la poursuite d'intérêts légitimes).
      3. traiter et administrer les demandes (y compris la facturation) pour ré-pondre à votre demande et / ou préparer ou exécuter un contrat ;
      4. fournir le service à la clientèle, remplir les obligations légales, traiter les plaintes et les demandes, répondre à vos demandes et exécuter les contrats, ou pour des intérêts légitimes ;
      5. contacter de manière proactive les clients pour planifier des rendez-vous de service, exécuter un contrat ou pour des intérêts légitimes ;
      6. effectuer ou coordonner d'éventuelles actions de rappel, en raison d'inté-rêts légitimes ou d'obligations légales ;
      7. effectuer des études de marché pour améliorer nos opérations, nos marques, nos services et nos produits, et identifier les souhaits des clients, en raison d'intérêts légitimes ;
      8. fournir un programme de fidélisation pour l'exécution d'un contrat et la poursuite de nos intérêts légitimes ;
      9. l'envoi de messages informatifs et commerciaux par courrier électronique, courrier postal ou autres canaux de communication. Pour le marketing direct, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire en vous opposant au traitement, ou en retirant votre consentement si vous l'avez donné.
      10. respecter les obligations légales, régler les contentieux et faire respecter nos droits ;
      11. améliorer la qualité des données au moyen de l'adresse et du contrôle du code postal, en raison de nos intérêts légitimes ;

5. TIERS IMPLIQUÉS DANS LE TRAITEMENT

5.1. Dans certains cas, DELCA partage des données personnelles avec des tiers, qui sont des « responsables du traitement » indépendants. Nous expliquons ci-dessous lorsque c'est le cas et pourquoi. DELCA peut partager des données avec :

      1. les partenaires de service du réseau de distribution de DELCA, pour l'exécution d'un contrat ou pour la poursuite d’intérêts légitimes ;
      2. les tiers auxquels nous sommes légalement obligés ou autorisés à fournir des données ;
      3. les tiers, si nous soupçonnons une violation des droits des tiers, des infractions pénales ou des abus, s’ils y ont un intérêt légitime ou si ce sont des autorités publiques. Il peut également s’agir d’autorités telles que la police, le ministère public ;
      4. les parties qui assistent DELCA dans ses services et ne sont pas des sous traitants de données personnelles (conseillers juridiques, par exemple), et ce pour la poursuite de ses intérêts légitimes ;
      5. acheteurs ou investisseurs (potentiels), à des fins économiques et commerciales légitimes (telles que la vente d'activités commerciales ou d'actions ou une réorganisation) ;
      6. les parties qui assistent DELCA dans le développement d'activités de marketing (direct) dans le cadre de la poursuite de ses intérêts légitimes.

5.2. La communication de données personnelles aux tiers visés ci-dessus n'aura lieu que si cela est autorisé sur la base des lois et règlements applicables.

5.3. DELCA utilise également des services tiers qui agissent en tant que « sous-traitants » (par exemple, les fournisseurs de services d'hébergement, certains fournisseurs de logiciels, les fournisseurs de services de mobilité ou des parties qui organisent ou exécutent des actions ou des enquêtes pour nous). Avec ces prestataires, DELCA est obligé de conclure un contrat de sous-traitance qui stipule qu'ils ne traitent que des données personnelles conformément aux instructions et sous notre contrôle.

5.4. Actuellement, nous ne stockons pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne. Si des données à caractère personnel devaient être délibérément communiquées hors de l’Union européenne, nous prendrons des garanties supplémentaires comme, par exemple, la conclusion d'un contrat type de l'Union européenne.

6. MARKETING, PROFILAGE ET COOKIES

6.1. DELCA peut en outre partager votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone avec Facebook afin que Facebook puisse savoir si vous avez un compte Facebook et vous proposer, via le service Facebook Custom Audience, des publicités personnalisées lorsque vous visitez Facebook. Nous utilisons également les services Google pour afficher les publicités personnalisées qui sont compilées sur la base des informations que vous avez fournies au site internet ou à l'opérateur de l'application (par exemple lors de la création d'un compte), de vos activités sur ce site ou cette application (par exemple les pages visitées, les recherches spécifiées, les clics sur les annonces) et des données démographiques et des données sur vos centres d'intérêt et votre foyer. Nous faisons cela pour la poursuite de nos intérêts légitimes. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, comme indiqué à l’article 7 ci-dessous.

7. VOS DROITS, Y COMPRIS VOTRE DROIT D’OPPOSITION

7.1. Vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous avons enregistrées à votre sujet et à qui nous avons communiqué vos données personnelles.

7.2. En outre, vous avez le droit de nous demander, dans le respect de la législation applicable, de corriger, mettre à jour, supprimer vos données personnelles, limiter le traitement de vos données personnelles ou de vous remettre vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine pour les transmettre à une autre entreprise.

7.3. Nous sommes tenus d’attirer votre attention sur votre droit absolu de vous opposer au marketing direct ainsi que sur vos droits de vous opposer à tout traitement, en ce compris le profilage, effectué pour la poursuite des intérêts légitimes de DELCA d'un tiers et d’adresser une réclamation à une autorité de protection des données. En Belgique, il s’agit de la Commission de la protection de la vie privée désignée comme étant l’Autorité de protection des données.

7.4. Les droits d’accès, de rectification, de limitation de traitement, d’effacement, ou de portabilité de vos données, de même qu’un retrait d’accord, peuvent être exercés gratuitement par e-mail, formulaire, téléphone ou courrier aux adresses ou numéros suivants ;

E-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Fomulaire via le site internet : http://www.delca.be/
Téléphone : +32 2 725 48 10

Courrier DELCA INTERNATIONAL SA Leuvensteenweg 38 1932 Zaventem

8. SÉCURITÉ

8.1. Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illégal.

8.2. Si vous avez l'impression que vos données ne sont pas correctement sécurisées ou si vous avez des preuves d’une utilisation inadéquate ou irrégulière de vos données personnelles, veuillez contacter notre service clientèle à l’adresse email mentionnée dans l’article 7.4

9. DURÉE DE CONSERVATION

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues, à moins que nous soyons légalement tenus de conserver les données personnelles plus longtemps ou si cela paraît nécessaire pour la gestion d’un litige éventuel.

10. MODIFICATION

10.1. Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter unilatéralement la présente déclaration de confidentialité. Nous vous informerons dans la mesure du possible des éventuelles modifications. Nous vous conseillons de consulter périodiquement notre déclaration de confidentialité.

10.2. La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 25 mai 2018.

11. CONTACT/QUESTIONS

11.1. Pour des questions ou remarques concernant la présente déclaration de confidentialité et/ou le traitement des données personnelles vous pouvez nous contacter aux adresses ou numéros mentionnés au point 7.4 ci-dessus.