PEPPOL : la sécurité ne dépend pas uniquement de la technologie

Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique via Peppol est devenue la norme pour les échanges B2B en Belgique. Ce réseau offre un niveau de sécurité bien supérieur à l’envoi de factures par e-mail, mais cette sécurité repose sur un élément essentiel : la vérification de l’identité des entreprises et de leurs représentants.

Un réseau sécurisé… à condition de bien identifier les entreprises

Peppol fonctionne comme un réseau privé où seuls des points d’accès certifiés peuvent transmettre des documents électroniques. Cette architecture limite fortement les risques de fraude, de modification des factures ou d’usurpation d’identité.

Toutefois, lors de l’inscription d’une entreprise sur Peppol, la manière dont l’identité est contrôlée peut varier selon les fournisseurs. Vérifier uniquement l’identité d’une personne via itsme® ou par SMS ne suffit pas : il faut également s’assurer que cette personne est effectivement habilitée à représenter l’entreprise.

Comment vérifier qu’une personne peut représenter une entreprise ?

En Belgique, plusieurs moyens permettent de s’assurer qu’une personne est autorisée à agir au nom d’une société.

1. Consulter la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)

La BCE reprend les représentants légaux de la société (administrateur, gérant, administrateur délégué, etc.). Il s’agit généralement de la première vérification à effectuer.

2. Consulter les statuts publiés au Moniteur belge

Les actes de nomination ainsi que les règles de représentation de la société y sont publiés. Ils permettent notamment de savoir si un représentant peut engager seul la société ou si une signature conjointe est requise.

3. Vérifier l’existence d’un mandat

Lorsqu’une personne n’est pas représentant légal, elle peut néanmoins agir sur base d’une procuration ou d’un mandat signé par les administrateurs compétents. Ce document constitue une preuve importante des pouvoirs qui lui sont conférés.

4. Contrôler l’identité de la personne

Une fois le pouvoir de représentation établi, il convient de vérifier l’identité de la personne, par exemple via itsme®, la carte d’identité électronique (eID) ou toute autre méthode d’identification forte.

5. Conserver une piste d’audit

Les prestataires les plus sérieux conservent les preuves des contrôles effectués : identité du demandeur, qualité de représentant, date de la vérification et documents consultés. Cette traçabilité est essentielle en cas de contestation ou de contrôle.

Dans le cadre de Peppol

Les fournisseurs les plus rigoureux vont bien au-delà d’une simple authentification via itsme®.

Ils combinent généralement :

• une authentification forte de la personne (itsme®, eID, etc.) ;
• une vérification automatique des pouvoirs de représentation via la Banque-Carrefour des Entreprises et/ou les publications du Moniteur belge ;
• lorsque cela est nécessaire, une demande de procuration lorsqu’un collaborateur, un comptable ou un consultant procède à l’inscription au nom de l’entreprise.

C’est précisément cette combinaison de contrôles qui permet d’éviter qu’une personne puisse inscrire frauduleusement une entreprise sur le réseau Peppol.

Quelques bonnes pratiques à vérifier

Au-delà du contrôle de l’identité, il est également recommandé de s’assurer que :

• votre point d’accès Peppol est certifié selon les standards de sécurité reconnus (par exemple ISO 27001) ;
• votre entreprise est enregistrée correctement avec son numéro d’entreprise et son numéro de TVA afin d’éviter toute erreur d’acheminement des factures ;
• votre fournisseur applique une procédure complète de vérification de l’identité et des pouvoirs de représentation avant toute activation.

Votre expert-comptable veille à la sécurité de vos échanges

La mise en place de Peppol ne consiste pas uniquement à activer un logiciel. Elle implique également de s’assurer que votre entreprise est correctement enregistrée et que seules les personnes autorisées peuvent agir en son nom.

Votre cabinet comptable veille, avec ses partenaires technologiques, à mettre en œuvre les meilleures pratiques afin que votre connexion au réseau Peppol soit conforme, fiable et sécurisée.